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电子文件、电子档案的知识

2012-09-28 14:03:15 来源:未知 作者:院长办公室 【 评论:
电子公文归档
 
       2003年7月28日国家档案局发布的第6号令——《电子公文归档管理暂行办法》中将电子公文界定为:各地区、各部门通过国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的电子数据。该办法明确规定由各级档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导,而且电子公文形成单位要指定专人负责本单位的电子公文归档工作。《暂行办法》要求电子公文在办理完毕后三个月内,通过“全国政府系统办工业务资源网电子邮件系统”向机关档案部门归档,对具有长期保存价值的电子公文,要求必须制成一套纸制公文与原电子公文一同归档。


档案数字化的概念及其原则
 
       档案的数字化,就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。比如纸制档案的数字化,就是利用扫描仪等信息采集设备,将纸制档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元(像素),并将光信号转换为电信号输进计算机内从而形成数字图像文件。其基本原则有价值性原则、实用性原则、开放性原则和特色性原则。


电子文件的含义及其特性
 
       国际档案理事会在档案术语中将电子文件定义为:“通过代码形式记录于载体,如磁盘、磁带或穿孔卡带,它的内容只能通过机器来利用,并根据来源原则来进行整理。”国际档案理事会电子文件委员会将电子文件定义为:“电子文件是通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件,并具有文件的一般定义。”美国联邦法规定将电子文件定义为:“电子文件包括数字的、图形的以及文本信息,它可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上,并符合文件的定义。”
       我国国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894—2002)中,将电子文件定义为:“电子文件指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件。”
      电子文件除具有一般文件的基本特征外,与纸制文件相比,还有一些自身的特性,主要有:对硬件和软件的相对依赖性、非直读性、信息与载体的相对分离性、结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性以及信息共享的便利性和安全维护的复杂性。




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