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北京政法职业学院档案业务培训讲稿

2012-09-28 14:02:24 来源:未知 作者:院长办公室 【 评论:
市档案局市直业务指导处 白巍
 
200912
 
Ø     档案基本知识
Ø     《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》解读
一、档案基本知识
(一) 定义
按照《档案法》,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
档案的词源
l     档案常被称为册、典、简册、简牍、典籍等。
l     《清太宗皇帝实录》出现三次档案一词。
l     《柳边纪略》中称“边外文字,多书于木,往来传递者日牌子,以削木若牌故也。存储年久者日档案,日档子。”
l     “档”字《康熙字典》解释为“横木框档”,即木格框架之物。
l     “案”字《说文解字》解释为“几属”,即类似小桌子之类的物件。由此引申,又把处理一件事的有关文书叫做一案。
“档” 和“案”连用,顾名思义,就是存入档架的文书。
(二)特点
1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录
2、档案是由文件有条件地转化来的
3、档案的来源广泛、内容丰富、形式多样
文件转化为档案的条件是:
(1)办理完毕的文件才能作为档案保存;
(2)日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存;
(3)按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。
(三)属性<性质>
l     一般属性: 包括知识属性和信息属性
l     本质属性:原始记录性
l      档案是历史的真迹,不是事后编写加工的,是区别于其他图书、资料的根本原因,这是档案所特有的性质。
所以,我们必须维护档案的历史真实面貌。
(四)作用:
1.一般作用:
档案是机关工作查考的依据;
档案是生产、经营、科研的依据和参考;
档案是解决纠纷、维护法律的有效手段;
档案是政治斗争的工具;
档案是宣传教育的生动素材。
2.其他作用:
(1)凭证作用
(2)参考作用
二、《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》解读
第一条
l     制定《实施细则》的目的
    为便于本市各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管和利用。
 制定《实施细则》的依据
1、国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
    2、《行政许可法》、《行政处罚法》、《行政诉讼法》、《行政复议法》、《国家赔偿法》等法律的部分条款。
8号令的制定依据:
《档案法》第十条、第十五条
l     第十条对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料,禁止擅自归档。
l     第十五条鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法,由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。
     《档案法实施办法》第十二条
l     按照国家档案局关于文件材料归档的规定,应当立卷归档的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人都不得据为己有或者拒绝归档。
    《机关档案工作条例》第十六条
l     机关档案部门应根据国家的有关规定,编制本机关或本专业系统的《档案材料保管期限表》,经机关领导人批准后执行,并报同级档案业务管理机关备案。
8号令的制定过程
l     1999年初,国家档案局印发征求对《关于机关档案保管期限的规定》修改意见的通知。
l     2000年11月形成《关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定(征求意见稿)》。
l     2005年6月形成第二次征求意见稿,先后两次在全国档案系统征求意见。
l     2006年9月19日,经国家档案局局务会议审议通过。
l     2006年12月18日,以国家档案局第8号令发布施行。
8号令与1987年颁发的两个业务文件相比的主要变化
l     (一)《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合二为一。
l     (二)改革了文书档案保管期限划分方法。
l     (三)突出了立档单位的主体地位,在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。
l     (四)充实了一些文件条款。
l     (五)与1987年规定相比较,对一些档案的保管期限作了适当调整。
l     (六)加大了管理力度,将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”,建立机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批制度。
第二条
l     机关文件材料内涵的明确界定。从门类上分,“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料;从载体上分,可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料。
l     界定“机关文件材料”的内涵,就是要使《实施细则》适用于机关各种门类或载体的文件材料的归档工作,而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。
第三条
l     《实施细则》对机关文件材料归档范围的四款原则规定,既是机关判断文件材料是否归档的价值标准,同时又赋予了机关在编制本机关文件材料归档范围的自主性和灵活性,便于各机关从实际工作出发,根据本机关具体职能活动,合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。
第四条
注意
l     一般性文件的历次修改稿、各次校对稿虽不归档,但重要的法律、法规的主要修改稿、有市委、市政府领导重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。
第五条
l     规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关档案部门处理归档文件材料的职责。
第六条
l     永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交,以确保有永久保存价值的文书档案得到有效保管和保护,为国家积累历史财富和文化财富。
l     定期保管的文书档案主要由机关自己留存,备机关日常工作查考利用,保管期满后经机关鉴定,或销毁或延长保管期限。
l     定期30年以下保管期限的,给各区县和市级单位调整和细化的权力。
第七条
l     把握机关文件材料重要性和一般性,是否永久保管,要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来考虑。
第八条
l     把握文件材料的“一般性”,要看文件材料涉及的问题是否是日常性、常规性、技术性等方面的问题。
第九条
l     人事档案管理文件有:《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》
l     会计档案管理文件有:《会计档案管理办法》
l     基建档案管理文件主要有:《基本建设项目档案资料管理暂行规定》
l     机关专门文件材料的归档范围和档案保管期限,国家已有规定的,按现有规定执行;国家没有规定的,应由国家档案行政管理部门会同专业主管部门制定后执行;在其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限规定未出台以前,应参考已有的文书及专门档案的规定。
第十条
l     《实施细则》新增条款。
l     国家局制定的文件主要有:《电子文件归档管理暂行办法》、《公务电子邮件归档与管理规则》。
l     市档案局制定的文件主要有:《北京市电子文件归档与管理暂行归档》、《北京市国家机关电子文件归档工作规定(试行)》。
第十一条
l     对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求,即应将元数据、背景信息与电子文件一并归档,以确保电子档案的长期有效性、可读性。
l     元数据是指描述电子文件数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
l     背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
l     第十一条也对纸质文件材料归档的组成要件做出了规定。机关归档时,应将文件处理单、发文稿纸与正本文件一并归档。
第十二条
l     原件与副本、复制件在法律地位上是有所区别的。《档案法实施办法》第二十一条规定,档案的复制件载有收藏单位法定代表人的签名或者印章标记,才具有与档案原件同等效力。
第十三条
l     各机关编制的本机关、本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表要履行审批程序。
l     机构或职能发生变化的,应适时修订归档范围和文书档案保管期限表。
l     有垂直领导关系的机关,执行本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表。即在条块的监督指导中,以条为主,以块为辅。
第十四条
l     鉴定原则:
根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要,用历史的、全面的、长远的观点,正确分析和鉴定机关文件材料的保存价值,准确划分档案的保管期限。
l     属于《实施细则》执行范围的机关必须按照要求,在同级档案行政管理部门的监督指导下,编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表,并报同级档案行政管理部门审批后执行。
l     参照执行的单位要在同级档案行政管理部门的指导下,开展本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作,不需报档案行政管理部门审批。
l     具有行政管理职能的事业单位属《实施细则》的执行范围。
第十六条
l     根据国家档案局的要求,各级档案部门应结合本地区机关工作实际,制定本级机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表实施细则或实施方案,切不可照搬照抄。
第十七条
l     《实施细则》于2007年7月10日发布施行。
l     未经同级档案行政管理部门审查同意的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,不得擅自使用。只能延用原来的有关规定。
附件
《文书档案保管期限表》部分
本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议,工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
l     此条内容适用于市委、市人大、市政协、市总工会、团市委、市妇联等单位。其他市级机关不适用。
l     注意:同一会议形成的文件材料应区分不同保管期限。(保管期限表
   1——8条,均按此要求办理)
本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议,政府常务会、办公会议的文件材料
l     此条内容适用于市委、市政府、市人大、市政协、市纪委、市总工会、团市委、市妇联等单位形成。
l     其他机关不适用。
本机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录
l     党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会的纪要、会议记录,反映的是本机关重要决策、重要事项、重要工作、重要活动等内容,应永久保存。
本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
l     工作会议是指:本机关召开的机关年度工作会议、系统年度工作会议。
l     专题会议是指:本机关针对某一专项工作召开的会议。
本机关召开的座谈会、研讨会、经验交流会、征求意见会等一般性会议的文件材料
l     这一条是《实施细则》增加的内容。
l     指规模一般较小、重要程度较低的会议。
l     这些会议在国家局8号令中没有体现,增加此条款的目的,就是要避免给大家造成机关召开的小型会议的文件材料不需归档的错觉。
机关联合召开会议的文件材料
l     明确了机关联合召开会议所形成的文件材料由谁归档、应该归档哪些文件材料的问题。
l     原件与副本、复制件在法律地位上是有所区别的。
l     机关联合召开会议的文件材料归档时,主办机关和协办机关虽然归档内容相同,但主办机关对档案保管期限的划分明显高于协办机关,主要是为了避免将来档案重复进馆,同时也便于协办机关工作查考利用。 
本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会、举办庆典等活动的文件材料
l     《实施细则》在8号令基础上增加了一些内容。
本机关参加会议的文件材料
l     《实施细则》新增条款。
l     主要从本机关参加上级机关和非隶属机关的会议两方面进行了规定。
l     8.1的保管期限与13.1的保管期限一致。
l     8.2保管期限与14的保管期限一致。 
上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
l     《实施细则》做了部分调整和增加。
l     以上级机关或领导的级别作为划分保管期限的依据。
l     还要考虑上级领导视察、检查事由的重要程度。
10 本机关业务文件材料
l     第10条是各机关归档范围的主体内容,也是各机关归档范围区别于其他机关的主要方面。
l     不能照搬照抄《实施细则》的条款。
10.1 地方性法规、政府规章及定稿、主要修改稿
l     根据我市实际,明确了“地方性法规”和“政府规章”。而不是笼统地规定为“方针政策性、法规性文件”
l     归档稿本包括:正本、定稿、主要修改稿。
10.2 普发性业务文件
l     重要业务问题:涉及法规政策性和重大业务建设内容的业务文件材料。包括除“地方性法规”和“政府规章”之外的其他法规政策性文件。(办法、规定)
l     一般业务问题:涉及日常性、基础性、技术性内容的业务文件材料。(通知)
10.3 本机关的请示与上级机关的批复、批示等文件材料
10.4 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
l     注意
   不能简单以本机关是批复机关,还是请示机关为标准,划分文件材料保管期限。
10.5 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿
l     最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本。
10.6 机关联合行文的文件材料
l     本机关为主办机关和为协办机关时,虽然归档内容相同,但在档案的保管期限划分上是不同的,主办机关对档案保管期限的划分高于协办机关,有利于避免内容相同的档案重复进馆问题。
10.7 本机关编辑、编写的文件材料
l     《实施细则》增加了一些内容,主要是出版物、内部报刊的样本。 
10.8 行政管理、执法活动中形成的文件材料
10.8.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料
保管期限划分依照8号令的规定,《实施细则》没有突破。
10.8.2 行政执法检查文件材料
l     《实施细则》从执法检查活动是否由本机关开展两方面,对归档范围、保管期限进行了细化。
10.8.3 本机关在行政许可工作中形成的审批、管理文件材料
l     根据《行政许可法》设定的行政许可的实施程序以及每个程序的工作内容形成的文件材料,确定文件材料基本归档范围。
l     增设了不予受理、不予许可、撤销、注销等行政许可文件材料的保管期限。
l     细化许可证有效期在20年以下的文件材料的保管期限,按5-20年,5年(含)两档进行的细化。 
10.8.4 机关在其他行政审批、审查、核准工作中形成的文件材料
l     在永久保管期限内,增设”其他重要事项”。
l     审批决定有时限规定的,按照有效期20年以上的(含)永久、5-20年的30年、5年的(含)10年,划分保管期限。
10.8.5 行政管理工作中形成的备案文件材料
依8号令规定。
10.8.6本机关在办理行政处罚、处分工作中形成的文件材料
l     依据《行政处罚法》、《公务员法》有关条款的规定,确定文件材料基本归档范围。
l     依据《行政处罚法》、《公务员法》有关条款的规定,确定文件材料保管期限。
10.8.7本机关在办理行政复议、裁决、国家赔偿工作中形成的文件材料
l     增加了行政裁决文件材料。
l     依照《行政复议法》、《国家赔偿法》有关条款的规定,确定文件材料基本归档范围。
l     行政复议文件材料的保管期限,可与相应的行政处罚文件材料的保管期限一致。
l     国家赔偿过程中形成的文件材料,一般来说都是“重要的,影响大的”,归档时应永久保存。
10.8.8本机关在办理行政诉讼应诉工作中形成的文件材料
l     《实施细则》新增内容。
l     强调是应诉工作形成的文件材料。
l     依照《行政诉讼法》有关条款的规定,确定文件材料的基本归档范围。
10.9 计划、总结材料
l     增加了专项工作、部门的计划、总结材料。
l     专项工作计划、总结主要指综合性计划总结之外的,针对某一专项工作制定的计划总结。
l     机关月度、季度工作的计划、总结,部门年度以下的计划总结,可不归档。
10.10   本系统、本机关统计综合表、图表、文字说明、统计分析、统计报告等文件材料
l     《实施细则》对归档范围进行了细化。
l     月度、季度统计材料是否归档,视情况而定。
10.11   调研工作中形成的调研提纲、方案、调研报告等文件材料
l     《实施细则》对归档范围进行了细化。
l     重要专题与一般问题的调研材料的区分,要从调研活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考察区分。
10.12 出国或出境访问考察、参加国际会议,接待来访等外事活动形成的文件材料
l     《实施细则》对归档范围进行了细化。
l     同一外事活动形成的各种文件材料价值有大有小,在归档时对不同价值的文件材料的保管期限应加以区分。
10.1310.20内容,均为《实施细则》新增条款
10.13 本机关办理的人大议案、政协提案及办理报告等文件材料
l     人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果永久保存,定期向国家档案馆移交。(1.2内容)
l     各承办机关保存30年,既便于各机关日常利用查考,又避免了文件重复进馆。
10.14 信息化实施方案,项目审批、招投标、合同、协议、验收等文件材料
l     《实施细则》根据各机关开展信息化工作的实际,确定了文件材料归档范围。
10.15 科研项目进度检查、评奖等管理性文件材料
l     重要的科研项目是指在中央专业主管机关、市科委、市社科联立项并正常结题的科研项目,以及在市级专业主管机关立项并获奖的科研项目。
l     一般的科研项目是指在市级专业主管机关立项并正常结题,但是没有获奖的项目。
10.16 宣传、教育、培训工作形成的方案、宣传品、教育大纲、试题等文件材料
l     重要的:规模较大,影响较大的活动。
l     一般的:规模较小的活动。
10.17 主要业务活动中形成的合同、协议等文件材料
l     契约性质的文件材料,维护本单位的利益,按照合同期划分期限。
10.18 应对突发事件的预案、情况日报、总结、往来文件、记录、纪要等文件材料
l     重大事件主要是指在社会上影响面大,波及面广的事件。
l     一般事件主要指单位内部的一些突发事件,在社会上的影响不大。
10.19 督办工作文件材料
l     重要的一般是有领导重要批示的督办件。
l     一般的是指正常办理的督办件。
10.20 专业学会、协会工作形成的文件材料
l     指各挂靠在机关、人民团体的各类学会、协会,对内是机关的内部机构。
11. 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料
11.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料
l     既包括上级机关对本机关成立、撤并等的文件材料,也包括本机关内部机构成立、撤并等的文件材料。
11.2 人事工作制度、规定、办法等文件
l     保管期限划分依8号令的规定。
11.3 人事任免文件
l     人事任免文件的保管期限不再按级别划分,全部永久。
l     体现了以人为本的思想。凡涉及与公民权益有关的文件材料,归档和划分保管期限时要“从宽” 。
11.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的表彰材料
l     保管期限的划分是以表彰、奖励的主办者的行政区划级别、行政级别来划分的。
l     某一机关内部评选出的先进工作者、优秀个人的文件材料,不论机关的级别,归档时其档案保管期限一般定为30年。
11.5 对本机关有关人员的处分材料
l     根据《中国共产党纪律处分条例》、《中华人民共和国公务员法》所设置的处分的种类,划分保管期限。
l     通报批评的文件材料,在归档时档案保管期限可界定为10年。
11.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 11.7 人事考核、职称评审工作文件材料                
11.8 
职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根                                                    
11.9 
职工名册
l     根据8号令制定的原则:凡涉及与公民权益有关的文件材料,归档和划分保管期限时要“从宽” 。体现以人为本的思想。
l     上述四个条款文件材料直接涉及公民个人权益,所以依照8号令的规定,从长划定档案保管期限,定为永久。
11.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料
l     《实施细则》增加了批复文件。
l     重要的专项活动指规模较大、影响也较大的活动。如:保持共产党员先进性活动、学习实践科学发展观等。
l     一般的专项活动指规模,影响较小的活动。如:捐款、捐物活动等。
11.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查、处理材料
l     “重要的”与“一般的”主要区分标准是案件违规违纪的程度。
l     违规违纪的程度达到受警告的处分条件,其档案保管期限划定为30年。
l     违规违纪的程度达到受警告以上的处分条件,其档案保管期限界定为永久。
11.12 保卫部门的安全检查、调查记录、报告等
l     《实施细则》增加了工作报告内容。
11.13 人民来信来访文件材料及本机关的处理结果
l     细化了保管期限。
l     人民来信来访文件材料是否归档,其先决条件是对来信来访是否有处理结果。
l     其他重要的,主要是看本机关领导是否有重要批示,要根据领导批示的具体内容而定。
l     一般的,本机关领导没有批示,或泛泛批示。
12 本机关事务管理文件材料
12.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料
l     这些文件材料是机关房产、土地所有权、使用权的证明材料,是凭证类材料,涉及机关重大利益,应永久保存。
12.2 接待工作的计划、方案
l     重要的或一般的接待工作的计划、方案,主要以接待对象的级别来划分。
l     接待市以上领导人、人大代表团组、政协委员团组视察、检查及调研工作的,其接待计划、方案比较重要,归档时可定为30年。
12.3 财务预算、批复等文件材料
l     增加了批复文件。
l     财务预算和批复,是文书档案,财务决算是会计档案。
l     财务预算和批复文件,是机关财务工作的初步计划,不是机关各项资金发生的实际情况,保管30年即可。
12.4 审计材料
l     《实施细则》新增条款。
l     根据审计工作的要求,《实施细则》增加了领导离任审计材料,永久保存。
12.5 物资(办公设备及用品、机动车等)采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料,机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料
l     机动车和金额较大的办公设备的文件材料,可保管30年。
l     金额较低,消耗品等其他物资的文件材料保存10年即可。
12.6 国有资产管理(登记、统计、评估、资产处置、清产核资等)文件材料
l     “重要的”和“一般的”区分的原则是国有资产的规模、数量及价值大小。
12.7 档案、机要、保密等工作文件材料              
12.8 
计划生育、献血、医疗、卫生等工作文件材料
l     《实施细则》增加的条款。
12.9 职工住房管理文件材料
l     12.9.1涉及职工个人利益的文件材料,保管期限应为永久。
l     12.9.2反映的是住房管理工作的文件材料,保存30年。
12.10 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料
l     主要指机关事务管理活动中签订的合同、协议等。如房屋出租、装修、改造等。
12.11 机关事务管理工作中制定的各项制度
l     《实施细则》新增条款。
l     包括第12大项中涉及的房产管理、接待工作、物资管理、国有资产管理以及档案、机要、保密、计划生育、献血、医疗、卫生等工作的制度。
13 上级机关制发的文件材料
13.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料
l     “重要的”和“一般的”区分的原则,在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策性、法规性、方针性。
13.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料
14 同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料
15 下级机关报送的文件材料
l     越级上报的文件材料不归档
具体编制要求
l     1、根据本机关三定方案和实际工作内容,列出各处室工作职责。
l     2、各处室根据职责和具体业务详细罗列所形成的所有文件材料(历年来文件产生的实际情况) ,形成各处室归档范围和保管期限表,并应经处领导审核签字。
l     3、档案部门对照《实施细则》,汇总制定出本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表。(两上两下)
l     4、经局领导签发同意后,已正式文件上报我局审批。
发现的问题
l     归档范围不全
l     归档范围过于上位
l     保管期限划分失当
l     体例不符合要求
l     存在照抄照搬《实施细则》的现象
编制要求
l     依据《实施细则》(京档发【2007】11号)编制
l     归档范围要齐全完整,全面反映学院各项管理活动和教学活动
l     保管期限划分准确
l     突出教学特色
 


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