搜索: 您的位置院长办公室 > 内部规章 > 阅读文章

北京政法职业学院行政公文处理实施细则

2012-10-12 11:24:23 来源:未知 作者:院长办公室 【 评论:
第一条 为使学院的行政公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院办公厅制定的《国家行政机关公文处理办法》,结合学院实际,制定本实施细则。
第二条 学院制发的行政公文,是学院在行政管理和教学管理过程中形成的规范体式文书,是进行行政和教学管理活动的重要工具。
第三条 行政公文处理指行政公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
(一)行政公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确和安全。
(二)行政公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家秘密的安全。
(三)院领导及各部门领导要高度重视行政公文处理工作,模范遵守本细则并加强对学院和本部门行政公文处理工作的领导和检查。
(四)院长办公室是行政公文处理的管理机构,主管学院的行政公文处理工作,并指导学院各部门的行政公文处理工作。
(五)院长办公室要设专职人员负责行政公文处理工作,各部门要安排专门人员兼职负责本部门的行政公文处理工作。
第四条 学院日常使用的行政公文种类主要有:
(一)决定
适用于对重要事项或者重大行动作出安排,奖惩有关部门及人员,变更或者撤销有关部门不适当的决定事项。
(二)通知
适用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求各部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(三)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者通报情况。
(四)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(五)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(六)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(七)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(八)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(九)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第五条 公文格式:行政公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、印数等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,其中,“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文,只标明主办机关发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。
(六)公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文的种类,一般应当标明发文机关和文种。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(九)公文除“会议纪要”外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(十)成文日期以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。如请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外,需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)文字应当从左至右横写、横排。
第六条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210毫米乘297毫米),左侧装订。张帖的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第七条 行文规则是指行文所应遵循的有关规定。
(一)行文应当确有必要,注重效用。
(二)行文关系应根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
(三)学院内设机构除学院办公室外不得对外正式行文。涉及到全院性的工作,必须以学院和院长办公室的名义行文。
(四)学院与同级党委可以联合行文;院长办公室与同级党委办公室可以联合行文。
(五)向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
(六)“请示”应当一文一事,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
(七)需要向两个上级机关行文的,应当写明主送机关和抄送机关。
第八条 发文办理指以学院名义制发公文的过程。包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、上网、分发等程序。
   (一)草拟公文应当做到:
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
2.情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
4.拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
5.人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
6.结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
7.应当使用国家法定计量单位。
8.文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
9.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(二)公文在填写文件签发单(发文稿纸)送院领导签发前,应先送院长办公室进行审核。审核的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本细则等。
(三)以学院名义制发的上行文,由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以学院名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
(四)公文正式印制前,院长办公室应当进行复核。复核重点是审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。
第九条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
(一)收到各部门上报的需要办理的公文,院长办公室应当进行审核。审核的重点是:是否应由该部门办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门的事项是否已协调、会签;文种使用、公文格式是否规范。
(二)经审核,对符合本实施细则的公文,院长办公室应当及时提出拟办意见送院领导批示或者交有关部门办理,需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合本实施细则的公文,经院长办公室主任批准后,可以退回呈报部门并说明理由。
(三)公文办理中,遇到涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧,由院长办公室负责出面协调,如仍不能取得一致,可以报请院领导协调或裁定。
(四)审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
(五)院领导批示交有关部门办理的公文,院长办公室要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
第十条 公文归档是指公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
(一)归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映学院的主要工作情况,便于保管和利用。
(二)归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定在每年的三月份,将上一年度公文向档案部门移交。
(三)拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第十一条 公文管理是指公文由院长办公室或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
(一)院长办公室要继续健全和完善学院行政公文处理的有关制度。
(二)上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的公文以外,经院长办公室主任批准后,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
(三)公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
(四)不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经院长办公室主任批准,可以销毁。
(五)销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
(六)部门合并时,全部公文应当随之合并管理。需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第十二条 院长办公室对上级机关和学院下发公文的贯彻落实情况,应当进行督促检查并建立督查制度。有关规定另行制定。
第十三条 本实施细则自发布之日起施行。
 


Tags:
责任编辑:院长办公室
  • 请文明参与讨论,禁止漫骂攻击。 用户名:新注册) 密码: 匿名:
    评论总数: [ 查看全部 ] 网友评论
    管理入口