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北京政法职业学院行政公文处理工作规则

2012-10-12 11:23:22 来源:未知 作者:院长办公室 【 评论:
       行政公文处理必须做到及时、准确、安全。行政公文由院长办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
      行政公文办理分为收文办理和发文办理。
      一、收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序
    (一)取件。机要秘书每周一、周四去市委取件。机要秘书休息时,可委托其他人(党员)负责取件,并按照规定程序办理。
    (二)登记。收到中央、国务院、市委、市政府文件(含内参)后,进行分类登记。
    (三)拟办、批办。由院长办公室主任按照文件内容批注传阅范围,紧急公文应提出办理时限。
    (四)承办。按批办程序传阅文件。因工作需要长期借阅由主任批办,可复印的给复印件,秘密文件用后收回。
    (五)催办、查办。根据领导签署的意见,对文件的贯彻落实情况进行催办和查办,做到紧急公文跟踪催办、查办。
    (六)立卷、归档。文件要及时立卷、归档。每年清理一次文件,不得遗失,需要清退的按规定退还市委机要处。如有遗失及时报院长办公室主任处理。
    (七)销毁。清理出可销毁的文件统一送往造纸厂销毁。
    二、发文办理一般包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、上网、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序
    (一)起草文件。起草文件必须符合国家法律、法规和方针政策及上级的有关规定,做到观点明确,情况确实,条理清楚,文字精练,格式规范。
    (二)文件核稿签发。院长办公室对文稿进行全面审核把关,经办公室主任核稿签字后,送领导签发。
    (三)行文规范。行文上要做到规范,注意以下格式,如发文部门、秘级、急缓程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、主题词、报送机关、印发机关、印发份数和时间等。
    (四)公文印发。由院长办公室按照规定统一编号登记,统一印制。印制公文要做到及时、准确、安全。
    (五)公文用印。由院长办公室按照规定统一用印。
    (六)公文送发。由院长办公室按照规定统一送发。公文送发应进行登记,急件必须按规定时限发出或送达。
    (七)立卷、归档、销毁。由院长办公室按照规定统一管理。
    三、传真件的处理
       接收到传真件要及时编号、登记,及时复印后送到有关领导和部门阅示,年底统一归档。
    四、电话记录的处理
       上级领导和部门或有关单位来电话,比较重要的事情要认真做好电话记录,写清情况及时反馈给领导和部门,年底统一归档。
    五、电子邮件的处理
       收到电子邮件后,要及时登记、编号,并按内容要求,下载后送领导或部门阅示办理,年底形成书面材料,统一归档。
六、急件的处理
及时取件,及时传阅,及时归档。做到准确无误、迅速快捷和高效率。

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