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北京政法职业学院国家秘密载体保密管理规定

2012-09-26 15:13:56 来源:未知 作者:院长办公室 【 评论:
一、密件管理
(一)学院党政密件的制作、收发、传递、使用、清退、归档、销毁等工作,分别由党委办公室和院长办公室指定专人直接管理。
(二)各部门应指定兼职保密员负责本部门密件的制作、收发、传递、使用、清退、归档、销毁等工作,不具备销毁条件的送院长办公室统一登记销毁。
(三)处理文件用的计算机、移动存储介质应采取保密措施,保证文件信息安全。
二、密件制作
(一)密件制作应标明密级、保密期限,注明发放范围及制作数量,绝密级、机密级密件应当编排顺序号,印制应在学院文印室或经市保密局审查批准的定点单位进行。
(二)制作密件所收集的原始材料过程中形成的中间材料,包括文件、材料的草稿、废稿、废页、讨论稿、征求意见稿、审议稿等,均应由专人负责,妥善保管,不得随意丢弃或者泄露。密件制作完成后不需要保存的,应当按秘密文件、资料销毁的要求,及时销毁或送院长办公室统一销毁。
三、密件传递
(一)密件收发以各种形式传递的密件,除注明个人的亲启件、特殊件外,由院长办公室或相关部门拆封登记后,报请主管院领导阅批、使用。院长办公室在文件接收时,要严格履行清点、核对、签收手续,并及时编号、登记造册。如发现问题,应及时向发文机关查询并采取相应的措施。
(二)参加会议带回的秘密文件、资料,个人不得保存,应及时移交学院办公室登记,办理借阅手续使用。
(三)需要下发的密件,由主管院领导根据密件的密级、知悉范围和工作需要确定发放范围,发放时严格履行登记、签收手续。
(四)向院外传递密件必须通过机要交通或机要通信,不得通过普通邮局邮寄。
(五)外来密件的传达和阅读,由主管院领导根据密件的密级、制作部门的要求以及实际工作需要确定知悉人员范围,任何部门、个人不得擅自扩大知悉范围。
1、领导干部应在办公室或指定地点,及时阅读、处理密件,不得将密件带回家中或公共场所阅办。
2、阅读密件时不得随意抄录密件内容,确因工作需要摘录时,必须使用专用保密笔记本;绝密级文件不得摘抄,不得私自复印。确因工作需要复印时,应当经密级确定机关或其上级机关批准。
3、密件传阅完毕应立即退还,不得横传、在外过夜。任何个人不得私自留存密件。
四、密件借阅
(一)因工作需要借阅、借用密件,由借阅、借用人填写《国家秘密载体借阅借用保密审批表》报主管领导审批后,方可借阅、借用。
(二)秘密级密件的借阅须由借阅、借用人所在部门保密工作主要负责人审核,借出部门主管领导审批后方可办理借阅、借用手续;机密级密件的借阅、借用还须报分管院领导批准;绝密级密件不得外借。
(三)借阅、借用人员必须符合密件的知悉范围和业务工作范围,任何部门和个人不得擅自扩大密件的知悉范围。
(四)借阅、借用和退还密件时应办理登记手续,填写《国家秘密载体借阅借用登记表》,借阅、借用期间不得擅自横传、复制、摘抄或销毁;阅读密件应当在符合保密条件的办公场所进行;密件应注意妥善存放,不得携带出办公地点;密件借阅、借用结束后必须立即退还,最长不得超过30天。
五、密件复制
(一)绝密级密件原则上不准复制、摘录、引用和汇编。如确因工作需要,须经密级确定机关或其上级机关批准。复制密件须由承办人填写《国家秘密载体复制审批表》,秘密级密件复制须经院保密办公室批准,机密级密件复制须经院分管领导批准。密件的复制件应编号并加盖密件管理部门印章,发放时严格履行登记手续。
(二)密件的复制件,或者摘录、引用、汇编其属于国家秘密的内容时,不得改变原件的密级和保密期限,并视同原件管理。密码电报不得复制。
(三)密级文件、资料必须经院保密办公室审查批准的院内密件复制场所复制;如因设备、技术等原因无法完成的,应经市保密局审查批准的定点单位进行,并严格遵循相关的保密要求。复制密级文件、资料时,必须出示《国家秘密载体复制审批表》。复制完成后,对复制过程中所产生的废页,应当场销毁。
六、密件携带
(一)确因工作需要必须携带密件外出的,应经密件管理部门领导批准,办理登记手续,填写《国家秘密载体携带外出保密审批表》,明确责任,并采取严密的保密管理措施。要选择具有安全保障的路线和交通工具;不得携带密件出入与工作无关的场所,办理与工作无关的事项;携带密件数量较多时,须两人以上同行,专车接送。
(二)参加外事活动或出境不得擅自携带国家秘密载体。因工作需要确须携带密件参加外事活动的,应填写《国家秘密载体携带外出保密审查表》,报密件、密品管理部门领导批准,指定专人负责保管,并采取严格的安全保密措施;确因工作需要携带密件、密品出境时,应经院保密委员会审批,交外交信使(含临时信使)或国家保密局核准的单位和人员携运,不得邮寄;无法通过外交信使等携运的,应向市保密局申请办理《国家秘密载体出境许可证》,由本人携带出境并采取严格的安全保密措施。绝密级密件严禁携带外出、参加外事活动或出境。
(三)不得携带含有涉密信息的手提电脑及移动存储介质出国(境)。确需要携带的,应填写《国家秘密载体携带外出保密审查表》,报市保密部门领导批准,指定专人负责保管,并采取严格的安全保密措施。携带存储涉密信息的手提电脑及移动介质,不得在不具有保密措施的环境下使用。密件必须存放于部门的密码文件柜中,不得存放在个人家中和无保密措施的普通文件柜中。集中存放密件的场所和部位应当加固门窗、安装防盗报警装置。
七、密件清退
(一)上级下发的密件需清退的,由密件管理部门按上级有关规定执行,学院下发的密件需清退的,由发文部门负责。各部门保管的密件,要在寒假和暑假前定期清查,管理人员要积极督促借阅者按时清还。
(二)不需清退、归档的密件,应按年度进行销毁,销毁前必须经学院保密负责人或主要领导审核批准,填写《国家秘密载体销毁登记表》,并报院保密办公室备案后方可执行。任何部门和个人不得随意销毁密件或把密件当作废品出售。
(三)如发现有丢失或泄密,应立即向学院保密委员会办公室报告,并及时采取补救措施。
八、密件归档
(一)每年度需要归档的密件应在次年初由密件管理部门及时核对造册后归档,具体按照《涉密档案管理办法》执行。
(二)计算机处理的电子信息归档时应采取物理归档方式,将文件刻制光盘进行归档,归档办法参见电子文件归档制度。需要销毁的电子文件应由技术部门协助,采用物理或化学的方法彻底销毁。
九、密件销毁
(一)销毁纸介质密件,应使用符合保密要求的碎纸机,或由院保密办公室统一送交市保密局涉密文件销毁服务中心销毁。
(二)磁介质、光盘等密件的销毁,应当采用物理或化学的方法彻底销毁。
(三)中共中央下发的密级文件由中央、省级有关部门负责回收销毁,任何部门和个人不得自行销毁。
十、涉密人员管理
各部门的国家秘密载体保管人员调动工作时,必须将自己经管的所有国家秘密载体和登记本等全部移交给接替的工作人员,并当面点清,履行签字手续。
                                                                         二OO八年十一月十六日

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